Esimene päev uues ettevõttes võtab nii mõnelgi inimesel jala pisut värisema. Uus töö, uued kolleegid – see kõik kisub meeskonnaga liitunud töötajat tema mugavustsoonist välja. 

Selleks, et töötajad end uues keskkonnas ja kollektiivis võimalikult kiiresti mugavalt tundma hakkaksid, on paljudes ettevõtetes juba kasutusel onboarding ehk sisseelamisprogrammid, mis aitavad töötajal samm sammu haaval enda töö ja ettevõttega tuttavamaks saada. 

Eesti suurim tööportaal CVKeskus.ee palus onboardingu tipptegijatel Pipedrive’l ja Wise’l (endine TransferWise) jagada parimaid nippe sellest, kuidas praegusel ajal uusi töötajaid vastu võtta.

Sisseelamine algab juba enne esimest tööpäeva

Kuigi võiks arvata, et onboarding saab avapaugu alles esimese tööpäeva hommikul, alustavad siiski paljud ettevõtted enda tutvustamist uuele töötajale juba palju varem. Nii ka näiteks Wise‘is algab töötaja sisseelamine juba enne esimest tööpäeva.

“Tihti jääb tööpakkumise vastuvõtmise ning esimese tööpäeva vahele nädalate kuni mõne kuu pikkune periood. Juba sel ajal on tähtis pakkuda uuele liikmele tunnet ja teadmist, et ta on osa meie tiimist. Suhtlusliini hoidmine aitab kinnitada, et uus liige on oodatud ja toetab ühtekuuluvustunde tekkimist,” rääkis Jelena Kissel, Wise’i arvelduste valdkonnajuht.

Wise aitab sisustada ka kodukontorit

Uuele töökohale asudes on üpriski elementaarne, et tööandja annab töötajale üle ka vajalikud töövahendid ja tehnika. Kuna paljud ettevõtted on võimalusel kolinud mõneks ajaks oma meeskonna kodukontoritesse, siis on kerkinud päevakorda ka töötajate kodukontorite sisustamine. Nii näiteks pakub Wise oma töötajatele kodukontoris töötamiseks lisamonitore ning muud vajalikku tehnikat, mis tavaolukorras statsionaarselt kontoris asuks. 

„Samuti on Wise eraldanud igale töötajale konkreetse summa, mille abil endale mugav kodukontor sisse seada,“ lisas Jelena Kissel.

Uued virtuaalsed sisseelamisprogrammid

Meeskonna kodukontoritesse suunamine tõi muudatusi mitte ainult igapäevatöösse, vaid ka uute inimeste tööle võtmisesse. Tihtipeale ongi võimalik tulevase kolleegiga suhelda vaid videovahendusel, seepärast vajasid uuendamist ka sisseelamisprogrammid.

Wise’i arvelduste valdkonnajuhi Jelena Kissel’i sõnul toimuvad näiteks nende ettevõttes alates 2020. aasta kevadest kõik sisseelamisprogrammid virtuaalselt. Seejärel jätkub töökohapõhine sisseelamine, mis varieerub meeskondade lõikes ja kus uus liituja saab täpsema ülevaate oma igapäevatööst.

Sarnaselt Wise’ile pakub ka Pipedrive uutele tulijatele põhjalikku sisseelamisprogrammi, mis kestab olenevalt ametikohast üks kuni kaks nädalat.

Pipedrive’i personaliosakonna vanemspetsialist Anet Cassandra Tanneberg jagab, et kui varem oli tavaks esimesel päeval tutvustada uutele kolleegidele kontorit, rääkida ettevõtte ajaloost, strateegiast ja väärtustest kohapeal ning koolitamine toimus kontoris, siis nüüd on kõik sisseelamisprogrammi osad tehtud virtuaalseks ning töötajad saavad ise valida, kas läbivad selle osaliselt või täielikult kontoris või kodust.

Kuigi kodukontorid on tänaseks end igati õigustanud ning paljudele töötajatele meeldib vabadus, mida kodust töötamine pakub, siis suhtluse aspektist ei suuda kaugtöö päris inimkontakte ikkagi asendada.

“Virtuaalsele sisseelamisprogrammile üleminek oli sujuv, kuid siiski on ühtekuuluvustunnet keerulisem saavutada. Varasemalt tekkisid ühel kuupäeval liitujatest sõpruskonnad, käidi koos lõunal, lahendati kodutöid ja joodi hommikukohvi. Zoom’i vahendusel pauside ajal rääkima pigem ei jääda, vaid pannakse arvuti vahepeal kinni ning minnakse oma asju tegema,” tõi näiteid kodukontoris onboarding’u korraldamise väljakutsetest Anet Cassandra Tanneberg.

Virtuaalne fika ja töösõbra programm aitavad meeskonda sulanduda

Pärast esimesi töönädalaid tunneb inimene end uuel positsioonil reeglina juba üpris mugavalt ja teab, mida temalt oodatakse. Ent ettevõttesse sisseelamine hõlmab rohkemat kui ainult oma konkreetsete tööülesannete täitmist. Meeskonnatunne, suhtlus kolleegidega ja tihtipeale ka uute sõprade leidmine, on kõik osa sellest, et inimene tunneks end tööl hästi ja vastuvõetuna.

Praegusel kaugtöö ajal on eriti oluline, et uus töötaja ei tunneks end kodukontorist töötades väljajäetuna, kuna teatavasti on uute kontaktide loomine veebikeskkonnas tihtipeale keerulisem kui silmast silma suhtluse puhul.

“Kaugtöö on alati olnud osa Wise’i kultuurist ning eelmisel kevadel kodukontoritesse ümber kolimine läks kiirelt ja sujuvalt,” rääkis Wise’i arvelduste valdkonnajuht Jelena Kissel.

“Et meie tiimiliikmed saaksid ka kodust töötades võimalikult palju tavapärasest tiimidevahelisest suhtlusest osa, korraldame Zoom’is ja Slack’is virtuaalseid üritusi, teiste seas näiteks hommikujoogat, mobiilsustreeninguid, meditatsiooniseansse ning virtuaalset fika’t – Põhjamaadest pärit pärastlõunast kohvi- ja jutupausi. Lisaks korraldavad tiimid ka eraldi virtuaalseid tiimiüritusi, et koos toredalt aega veeta,” tõi häid näiteid Jelena Kissel.

Ka Pipedrive’is on uute töötajate jaoks välja töötatud spetsiaalne programm, mille eesmärgiks on teha sisseelamine veelgi sujuvamaks ja meeldivamaks.

Pipedrive’i personaliosakonna vanemspetsialist Anet Cassandra Tanneberg’i sõnul on Pipedrive’is kasutusel töösõbra programm, mis reeglina kestab aasta aega. See tähendab, et iga uus liituja endale n-ö sõbra ehk siis töökaaslase, kes on ettevõttes juba pikemat aega olnud. “Sõber” tutvustab uut töötajat teistele ning annab igakülgset nõu ning soovitab, kelle poole erinevate küsimustega pöörduda. Uuele välistalendile püütakse leida „sõber“ mõne samast riigist pärit “vana olija” seast.

„Kord kvartalis toimub meil uutele töötajatele (hetkel veebipõhine) kahepäevane üritus, mille eesmärk on suurendada tiimitunnet ning tugevdada ühist organisatsioonikultuuri. Seal toimuvad mitmed meeskonnamängud ning on suurepärane võimalus kohtuda mõne Pipedrive’i asutajaga,” tutvustas Pipedrive’s kasutusel olevaid häid praktikaid Anet Cassandra Tanneberg.

Seega võib öelda, et IT-ettevõtetes pööratakse palju tähelepanu sellele, et uus töötaja oleks kaasatud, tunneks ennast hoituna ja tema juhendamist alustatakse kohe esimesest päevast, et ta uues organisatsioonis n-ö ära ei eksiks. Just eelnevalt läbimõeldud ja omavahel koordineeritud tegevused panevad uut kolleegi tundma ennast oodatuna.