Grow Finance’i parter Ulvi Tallo kummutab linnalegendi, et digitaalselt talletatud raamatupidamisdokumendid peab hoidma alles ka paberkandjal.
“Maksuamet eelistab samuti saada dokumente digitaalselt ja neid ei pea esitama paberkandjal, kui digitaalselt on dokument olemas,” räägib Tallo. Oluline on veenduda, et üks ja sama dokument ei satuks kuluks mitu korda, aga selleks on palju kindlamad vahendid, kui paberidokumendi säilitamine.
Seega isegi ostutšeki, mis on raamatupidajale saadetud pildifailina, võib pärast esitamist ära visata ja originaali ei pea hoidma alles. “Kindel peab ainult olema, et kõik info oleks selgesti loetav ja see on raamatupidamisse jõudnud. Soovitatav on saata kõik failid PDF’ina, mitte JPG- või Exceli vms failina, sest formaadid on ajas muutuvad ja neid ei pruugi saada hiljem lahti,” selgitab ta ja lisab, et teisi formaate on mahukas säilitada.
Kuid üks reegel on dokumentidega seoses muutumatu. “Firma peab hoidma alles raamatupidamisdokumente seitse aastat,” ütleb Tallo.
Dokumente on vaja alles hoida, et vajadusel tõestada firma kulusid-tulusid ja näidata vajadusel selgelt, miks ja millal midagi on tehtud. Hea dokumentatsioon on iga eduka firma alus, seega tuleb ettevõtetel luua ka hea ning selge süsteem, kuidas dokumendid sisse kanda, raamatupidamisse edastada ja vajadusel hävitada.
Kui mõni kuludokument peakski kaduma, peab ettevõte riskima sellega, et sellised väljaminekud on maksustatavad. Siiski on enne mõistlik uurida, kas saab selle kuludokumendi uuesti paluda saata, kuid tasub meeles pidada, et see ei pruugi alati võimalik olla.
