“Kui küsida raamatupidajate käest, mis on nende ameti puhul kõige raskem osa, siis päris sageli on vastuseks dokumentide kättesaamine kliendilt,” selgitas Grow Finance raamatupidaja Malle Liivat, lisades, et saades ostutšekke regulaarselt ja kokkulepitud aegadeks, oleks nende töö oluliselt lihtsam.
Tšekid peavad olema esitatud hiljemalt iga kuu alguseks
Ent tšekkide korrapärane esitamine ei ole ainult raamatupidaja , vaid ka ettevõtja enda huvides. “Ettevõtja riskib sellega, et maksud on õigel ajal maksmata ja niiviisi võib tekkida maksuameti ees viivisekohustus,” selgitab Liivat.
Selle vältimiseks peab raamatupidajale viima tšekke vähemalt kord kuus.
“Ettevõtte pangakaardiga tehtud ostude puhul on kõige rangemad reeglid pangakonto väljavõtte põhjal kontrollides selgub kohe, kui ostutšekk raamatupidamisse jõudnud pole. Kui väljamakse ei ole olnud otseselt seotud ettevõtlusega või puudub ostu tõestuseks dokument, siis tuleb tasuda tulumaks. Variant on ka, et ostetud on midagi, mis läheb kirja erisoodustusena, mille pealt tuleb samuti arvestada nii tulu- kui ka sotsiaalmaksu,” räägib Liivat.
Eestis on seadusega kehtestatud lühikesed tähtajad ettevõtte tulumaksu deklareerimiseks ja maksmiseks. Maksude tasumise tähtaeg on iga kuu 10. kuupäeval. “See ei tähenda muidugi, et tšekihunnikuga peaks tulema 10. kuupäeva õhtul. Soovitav on teha seda mõned päevad varem, et raamatupidaja jõuaks kõik läbi vaadata,” ütleb Liivat. Kui oste tehakse palju, siis on soovitav tšekke esitada sagedamini – näiteks kaks korda kuus, et raamatupidaja töökoormust veidi ühtlustada.
Tšekkide viimiseks ei pea minema kohale
Tuleb välja, et tšekkide esitamiseks ei pea minema isegi kohale, sest on oluliselt kiiremaid variante. “Dokumendi võib skaneerida või teha sellest pildi ja saata meiliga. Peaasi et info oleks loetav,” nendib ta.
Kui juhtub, et ostutšekk on haihtunud õhku, siis üheks variandiks on võimalik summa ettevõttele tagastada. “Esimene soovitus on muidugi otsida tšekk üles ja teoreetiliselt on võimalik küsida müüjalt tšekidublikaat, kuid see sõltub poe vastutulekust ja võimalustest,” selgitab ta.
Liivat annab ka hea nipi, kuidas muuta raamatupidamine ladusamaks. “Oleks hea, kui tšekid oleksid mingil määral süstematiseeritud. Näiteks ühe välislähetuse dokumendid on koos, siis ei pea raamatupidaja ise hakkama seda lähetust kokkuotsitud dokumentide põhjal „taastama“, soovitab Liivat.
