Grow Finance'i blogi

Raamatupidamine tuleb muuta paberivabaks, aga selleks ei tohi kasutada Google Drive’i

Foto: Unsplash

Eesti ühe edukaima raamatupidamisfirma Grow Finance partner Anna-Liisa Orglaan usub, et raamatupidamine võiks edasi liikuda paberivirnade juurest ning kogu asjaajamine tuleks muuta paberivabaks.

Miks nii ja kuidas seda saavutada?

Orglaan märkis, et paberivaba raamatupidamine teeb raamatupidaja töö lihtsamaks ja efektiivsemaks. Digitaalseid dokumente on oluliselt lihtsam töödelda, arhiveerida ja otsida. Korralikust digitaalsest arhiivist võib leida dokumendi vaid hetkega, samas kui paberarhiivi tuleb minna ja seal otsimine kulutab oluliselt aega.

Peale selle on digitaalses arhiivis võimalik näha dokumente koos lisadega, seevastu paberkoopiatele lisatud märkused ja kinnitused ei pruugi jõuda kõikidele dokumentidele ja info vajajateni.

Orglaan mainib ära ka puht esteetilise põhjuse, miks digitaalne raamatupidamine positiivne on. Nimelt on töölaual lihtsam hoida korda, sest lauale ei saabu menetlemist, kinnitamist ja sisestamist vajavaid pabereid.

Rääkimata muidugi ka sellest, et paberikulu piiramine, printerite hoolduselt säästmine ja keskkonnasõbralikkus on märkimisväärsed isegi väikeses firmas.

Kuid väga oluline faktor, mis järjest aktuaalsem, on võimalus teha kodus tööd. Paberivaba raamatupidamisega muutub see väga lihtsaks, sest enam ei ole tarvis sõita dokumentide järele.

Kuidas muuta raamatupidamine paberivabaks?

Digitaalsele raamatupidamisele üle minnes on Orglaani sõnul väga oluline kindel projektijuht, kes paberivabaks muutumist eest veab ja tuleb jooksvalt toime väljakutsetega. Näiteks häälestab kolleege muutusele ja selgitab järjepidavalt selle kasulikkust.

Enne alustamist tuleks leida lahendused:

  • kuidas digitaliseerida paberdokumente;
  • leida sobivad kinnitus või menetlusplatvorm;
  • Leida valida ettevõttele sobivaim digitaalne arhiiv, selleks on erinevaid teenuse pakkujaid (nt Omniva, Telema eFolw, Fitek) või oma serveris. Oluline on, et lahendus oleks turvaline ja sellest tehakse ka turvalisi koopiaid.

Orglaan toonitab, et Dropbox ja Google Drive ei sobi raamatupidamise digitaalseks arhiiviks. Seda põhjusel, et neist on väga lihtne jälgi jätmata andmeid kustutada.

Digitaalse arhiivi juures tuleb läbi mõelda ka arhiivi struktuur, et andmete leidmine oleks võimalikult kiire. Selleks tuleb otsustada millised märkused peaks olema küljes igal dokumendil, et seda võimalikult kiiresti leida ja kuidas kustutada dokumente, mida ei ole vaja enam arhiveerida.

Orglaan annab ka vihje, et mõned majandustarkvarad võimaldavad arhiveerida ja lahendada menetlus raamatupidamise tarkvaras endas, näiteks Directo.

Kui on võetud vastu otsus, et firma soovib minna digitaalse raamatupidamise peale üle, siis peab määrama ka kindla kuupäeva, mis hetkest alates on kõik dokumendid leitavad ainult digitaalselt. Niiviisi ei teki segadust ja innustab muudatuseks valmis olema.

Et ikka töö aeg oleks maksimumini kasutatud soovitab Orglaan ka võimaldada raamatupidajale kahte arvutiekraani ja töökindlat skännerit. Selleks et numbrid saaksid ikka kiiremini sisestatud ja töö oleks efektiivsem.

Uuri lisa siit!

Telli Geeniuse uudiskiri

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate tehnoloogia-, auto- ja rahaportaali olulisematest lugudest.