Eestis pole tõenäoliselt inimest, kes pole pangas ülekannet tehes pidanud mõnelt arvelt kopeerima või sisse trükkima viitenumbrit. Samuti on enamikul meist ühel või teisel hetkel käinud peast läbi küsimus, et mille jaoks seda viitenumbrit ikka vaja on? Mingit loogikat seal justkui ei tundu olevat: vahel sarnaneb see arve numbriga, vahel on täiesti erinev.
Mis on viitenumber ja milleks seda vaja on?
Viitenumber on lihtsamalt öeldes lisaväli maksel, mis võimaldab üldjuhul makseid automaatselt töödelda. See number vastab kindlale standardile ning seda võib tegelikult iga ettevõte ka oma arvele ise genereerida: viitenumber võib olla 2 kuni 20 arvu pikkune ja selle lõpus on alati kontrollnumber, mis arvutatakse eelnevatest numbritest, sarnaselt isikukoodile. Kontrollinumber tagab lihtsalt selle, et makset tehes näpuvead sisse ei lipsaks.
Kui ettevõttel on palju erinevate maksete laekumisi, võib arvete ja klientide kokku viimisega raskusi olla. Sel juhul aitabki viitenumber juba maksekorraldusel täpselt viidata, mille eest täpselt makstakse. Kuna arve selgituse väljale saab sisestada nii teksti kui ka numbreid, võib infosüsteem seetõttu segadusse sattuda.
Seega on viitenumber vajalik pigem suurematele firmadele, kellel arvete ja laekumiste sidumisel on käsitöö pigem liiast. Samuti on viitenumbrist abi olukordades, kus peale arve laekumist on väga kiiresti vaja näiteks kaup teele panna. Sel juhul on vajalik muidugi ka LHV Connect API-ga liidestumine, et teated maksete laekumiste kohta ka kaupmehe infosüsteemi jõuaksid.
Kas see on väga halb, kui viitenumber märkimata jääb?
Enamasti rõhutavad firmad, kes viitenumbreid kasutavad, oma arvetes viitenumbri märkimise olulisust ja kordavad seda arvel mitmes kohas. Kui viitenumber aga ikkagi märkimata jääb, sõltub edasine asjade käik juba täpsemalt ettevõtte poliitikast.
Leidub ettevõtteid, kus viitenumbrita arvetega suudetakse käsitsi toimet tulla: arve ja laekumise viib inimene ise kokku, kuid see nõuab omakorda, et arve selgituse väljal on selgelt kirjas, millise kliendi ja arvega tegu on.
Ettevõtetes, kus viitenumbri märkimine on kohustuslikuks määratud, võivad selle puudumisel arve kliendile tagasi saata. Kliendi jaoks halvimal juhul võivad suuremad ettevõtted asuda arve maksetähtaja ületamisel ka viivist arvutama, mistõttu tasub alati, kui viitenumbri märkimist nõutud on, see ikkagi hoolikalt arvele kirja panna.
