E-arvetest on juttu olnud aastaid ning eriti aktuaalseks muutus see eelmise aasta 1. juulist, sest sellest kuupäevast alates saab avalikule sektorile arveid saata vaid e-arvete kujul ning tänu sellele on e-arvete osakaal oluliselt tõusnud. 

Mis ikkagi on e-arve?

Kõigepealt tuleb selgeks teha, mis üldse on e-arve. E-posti teel liikuv arve ei ole e-arve ning PDF-arve ei võrdu XML-formaadiga, sest need kaks formaati on pakutavate võimaluste poolest väga erinevad.  

PDF-formaadis arved on sisuliselt arvutiekraanilt vaadatavad paberlehed, kuid e-arve on digitaalne arve, mis liigub ühest infosüsteemist teise. Näiteks ühe ettevõtte äritarkvarast teise ettevõtte tarkvarasse või eraisiku internetipanka. 

E-arveid võiksid kasutada kõik ettevõtted

Ettevõtted, kelle partneriks on avalik sektor ehk riik, peavad oma töös kasutama e-arveid. Eraettevõtetel on arvetega majandamises küll rohkem vabadust, aga tegelikult liigub kogu maailm e-arvete poole, kuna seeläbi muutub arveldamine lihtsamaks ning väheneb töökoormus.  

E-arved on mõeldud kõikidele ettevõtetele — nii mõne töötajaga kui ka väga suured ettevõtted saavad e-arvete abil säästa aega ning vähendada töökoormust. See on universaalselt ahvatlev võimalus, sest mida lihtsam ja kiirem on arvete saatmine, vastuvõtmine ja maksmine, seda sujuvam on ettevõtete töö, omavaheline suhtlus ning koostöö. 

E-arved muudavad töö sujuvamaks

E-arvete suurim eelis on see, et nende saatmine ja vastuvõtmine ei eelda eraldi tööd — infosüsteemid teevad selle inimeste eest ära. Samuti näevad ettevõtted reaalajas ülevaadet finantstoimingutest. Kuna e-arveid ei pea erinevatesse süsteemidesse käsitsi sisestama, on võimalus teha andmete sisestamisel vigu märkimisväärselt väiksem. 

E-arve saatja ei pea muretsema, kas arve ikka läks teele ning kas see jõudis kohale, sest arve liikumine on süsteemis jälgitav. Maksmine käib ühe liigutusega, samas võib arve saaja teha ka püsimakselepingu, mis tähendab, et ettenähtud kuupäeval tasutakse arve automaatselt. 

Kuidas näeb välja e-arvete saatmine?

Selleks, et saata e-arve, on tarvis sõlmida e-arvete operaatoriga leping. Eestis on selleks mitu valikut ning kõikide operaatorite infosüsteemid on omavahel ühenduses. See tähendab, et ühe operaatori kliendi e-arve jõuab otse teise operaatori kliendini. Samuti on võimalik valida, kas soovitakse arve saata e-arvena infosüsteemi, e-posti aadressile või paberil postkasti. 

E-arve saatmiseks tuleb koostada äritarkvaras arve, mis jõuab operaatori vahendusel teise ettevõtte äritarkvarasse ning arve saaja saab arve ühe nupuvajutusega maksmisele saata.

Äritarkvara pakkujate ülesanne on tegeleda järjepidevalt kasutajamugavuse suurendamisega, et e-arvete saatmine ja vastuvõtmine kulgeks võimalikult lihtsalt ja mugavalt. Samuti on eesmärk võimaldada laia operaatorite võrgustikku, et klient leiaks just endale sobiva teenusepakkuja.

Operaatorite valik

Eestis on mitu operaatorit: Omniva, Fitek, Envoice, Telema jt. Standard Booksi äritarkvara arendajad on oma töös arvestanud klientide tagasisidet ning kui 2015. aastal oli valikus vaid üks operaator, siis 2020. aastal on neid neli. Nii saavad kliendid valida endale sobivaima operaatori ning äritarkvara tagab e-arvete genereerimise ja kohaletoimetamise iga operaatoriga. 

Seadista ja kasuta

Kui operaator valitud ja leping sõlmitud, tuleb seadistada äritarkvara e-arveid saatma ja vastu võtma. Vastava unikaalse aktiveerimisvõtmega seotakse Standard Books e-arve operaatoriga ning e-arved saavadki hakata liikuma.

E-arved lihtsustavad oluliselt ettevõtja ja raamatupidaja elu, vähendades töökoormust ning tagades arvete veatu liikumise. Seda eriti neil ettevõtetel, kes saadavad iga päev välja kümneid või sadu arveid. Ning lõppude lõpuks on väga raske leida ratsionaalsust põhjust, miks peaks e-arvete kasutuselevõttu edasi lükkama.

E-arve suurimad plussid

• E-arve hoiab kokku tööaega, mida saab kasutada mõistlikumalt
• E-arve hoiab ära inimlikud eksimused
• E-arve annab ettevõttele võimaluse saada ülevaate finantsseisust reaalajas