Pabertšekid tunduvad täna kohati nagu reliikviad, millele pole veel uut “nutikat” lahendust leitud. Ometi on ärimaailmas, eeskätt raamatupidamises, tšekkide kogumine ja nende üle arve pidamine endiselt ülimalt oluline. 

Kui oled kas või kordki mõelnud, et pabertšekkide füüsilise kogumise ja raamatupidaja kätte viimise asemel on kindlasti olemas mingi parem meetod, siis oled täitsa õigel teel.

Midagi keerulist pole: lihtsalt käi ajaga kaasas

Pabertšekkide jooksvalt või isegi korra kuus käsitsi kogumine on sarnaselt pabertšeki olemusele võrdlemisi iganenud praktika.

Palju mugavam on kogu see protsess automatiseerida või vähemalt digida ehk digitaliseerida.

Ettevõtted, kes igapäevaselt tšekkide digitaliseerimisega tegelevad, on juba täiesti olemas (Costpocket, Envoice, Omnvia jt). Nad pakuvad lihtsat ja mugavat viisi, kuidas tšekke üles pildistada ja sealt edasi automaatselt raamatupidamisse edastada.

Näiteks Costpocketi lahenduse puhul saab töötaja (või ka tööandja!) lihtsalt äpi kaudu tšekist pildi teha ja valida, kas arve kuulub hüvitamisele või mitte, ning täpsustada, milline oli kulu liik ja kuidas selle eest tasuti. Ja ongi kõik — tšekk on digitud ja edastatakse raamatupidamisse.

Digitud tšekk tähendab seda, et äpp võtab tšekist välja ka kogu olulise info: summad, kuupäevad ja muu säärase. Jah, tegu ei ole pelgalt pildistamisäpiga, vaid päris korraliku tööriistaga, mis tänaseks on aidanud paljude ettevõtete raamatupidamises kokku hoida tublisti üle poole ajast, mis varem kulus tšekimajandusele.

Ka elektrooniliste tšekkide, näiteks Bolti sõiduarvete pärast ei ole enam vaja stressata ja neid kuu keskel tagantjärele otsima hakata. Ka sellele murele on lahendus leitud. Nimelt tuleb kõik digitaalsed arved saata kindlale e-posti aadressile (näiteks ettevõtte nimi@costpocket.ee), mille kaudu arved digitakse ja edastatakse raamatupidaja tarkvarasse. Ongi kõik.

Digitaliseerimisteenuse pakkujad saab ühendada ka raamatupidamistarkvaraga, et üles pildistatud ja digitud tšekk liiguks otse tarkvarasse. Näiteks ühendades need Standard Booksi äritarkvaraga, võid peagi avastada, et raamatupidaja ei ole ammu küsinud su kulutšekkide kohta, sest oled need õigel ajal üles pildistanud ja edastanud.