Standard Booksi blogi

Ülevaade: kuidas oma siiani väiksemahuline raamatupidamine tarkvarasse üle viia?

Ärimaailmas seisab tihtipeale innovatsioon ja uute lahenduste katsetamine samuti hirmu taga, olgu selleks siis mõne uue toote ja teenuse kasutusele võtmine või hoopis oma siiani väiksemahulise raamatupidamise üle kolimine äritarkvarale.

Excelist välja kolimine

Oletame, et eksisteerib ettevõtja Mari, kes müüb täna Facebookis või muus veebikeskkonnas jalanõusid. Oma äri raamatupidamist korraldab ta Excelis – kannab sinna sisse tellimused, laoseisud, käive ja kõik muu vajaliku.

Tellimuste suurenedes otsustab ettevõtja, et kasutusele tuleks võtta professionaalne äritarkvara, et raamatupidamisest parem ja mugavam ülevaade saada ning oluliselt lihtsustada oma äritegevust.

Mari jaoks on oluline, et ta ei peaks raamatupidamistarkvara juurde veel erinevaid programme ja teenuseid sisse ostma – et renditav teenus pakuks ülevaatliku pilti.

Tarkvara võimaluste koha pealt on nii Mari kui ka paljude teiste veebimüügiga tegelevate ettevõtjate jaoks tähtis võimalus sisestada ostu- ja müügiarveid, laoseise, kliente, tarnijaid tooteid jne.

Samuti on tähtsal kohal ka veebipoe liidestamise võimalus, sest Maril on plaan avada ka oma veebilehekülg ning oluline on, et tarkvaras ning veebipoes oleks ühtne ülevaade.

Ainult Excelit kasutades on Mari ostnud sisse raamatupidaja teenust, et aruandeid ja maksudeklaratsioone koostada. Ka selle lisakulu võiks tarkvara enda peale võtta.

Pärast oma vajaduste kaardistamist ja turul olevate tarkvaradega tutvumist otsustab Mari edasi minna Standard Booksiga.

Ülemineku kujunemine

Kui Mari on oma äritarkvara otsuses kindel ning vajalikud lepingud sõlminud, siis on aeg tarkvara üles seada.

Excellenti konsultant paigaldab Mari arvutisse programmi, millega kaasneb ka esmane koolitus olulisematest nüanssidest ja võimalustest, mida raamatupidamistarkvara pakub.

Standard Booksi puhul on kõik algseadistused juba Excellenti poolt tehtud. Konteerimised, aruannete kirjeldused, kontoplaan ja kõik muu esmavajalik on juba paigas, et klient ei peaks sellele esialgu üleliia aega kulutama ning saaks programmi kohe kasutama hakata.

Esimese asjana tuleks seega Maril tarkvarasse sisestada vajalikud andmed – kliendid, tarnijad, tooted, laoseisud, tellimused ja muu säärane mis on tema ettevõtlusega seotud. Kui need andmed on sisestatud, saab juba jätkata müügi- ja ostuarvete sisestamisega ning sealt edasi tegeleda finantsaruandluse ja muude raamatupidamise protsessidega. 

Veebipoe loomisel või olemasoleva liidestamisel on tähtis API aktiveerimine, et veebipood ja tarkvara näitaks sama seisu ning ei tekiks ebakõlasid. See lihtsustab oluliselt järgnevat protsessi. Kui tellimus tehakse veebis, siis edastatakse see liidestuse kaudu programmi.

Seejärel kontrollitakse tellitava kauba olemasolu laos. Kui kogu kaup olemas koostatakse saateleht-arve. Saatelehega väljastatakse kaup laost ja automaatselt vähendatakse laoseisu. Laoseisu muutus kajastub ka veebilehel.

Lisaks oma müügiprotsesside lihtsustamisele on edaspidi Maril ka raamatupidamist kergem hallata. Näiteks aruandlusega tegelemine – siiani Excelis tehtud raamatupidamise puhul tuli kord kvartalis või aastas aruandlusega tegeleda, siis Standard Booksis toimub see jooksvalt.

Kes aitab, kui küsimusi tekib?

Kõike eelmainitud tehes ei pea klient hakkama ratast leiutama ja programmis erinevaid funktsioone katsetama, et endale vajalikke võimalusi kasutama hakata. Küsimusi tekib esialgu kindlasti, aga lisaks tarkvarale saavad kõik kliendid Excellentilt ka laiapõhjalise koolituste materjali. 

Standard Booksi kasutajatele on Excellenti meeskond koostanud äärmiselt põhjaliku videoloengute ja artiklite varamu. Teadmistebaasi eesmärgiks on anda vastused praktiliselt kõikidele küsimustele, mis üldse äritarkvara kasutades tekkida võivad. 

Samuti on olemas eraldi videokoolitus äsja tarkvara kasutusele võtnutele ja ka edasijõudnutele, kes soovivad Standard Booksi pakutavaid liidestusi ja erinevaid võimalusi maksimaalselt enda ettevõtte jaoks tööle panna.

Paljud kliendid saavad peale tarkvara paigaldamist iseseisvalt hakkama, kuna õppematerjalid on olemas ja pea iga küsimust on keegi juba kunagi Excellentilt küsinud. Mõistagi on olemas ka tugiliin, millele helistades saab spetsiifilistele küsimustele vastuseid (E-R 9-17).

Lisaks pakub Excellent ka eraldi koolitusi, mille raames tuleb konsultant kohale ja selgitab ettevõtte töötajatele kõik vajaliku üksipulgi lahti.

See variant on klientide sõnul eriti hea, kuna koolituse käigus saab enda ettevõttest lähtuvalt jooksvalt küsimusi esitada ning Excellenti töötajad oskavad jagada ka häid näpunäiteid ja soovitusi erinevate liidestuste ja võimaluste kohta, mida Standard Books pakub.

Tarkvaraga saab siduda hulga erinevaid teenuseid

Standard Booksi äritarkvara eesmärgiks on pakkuda kasutajale võimalikult terviklikku lahendust, mis tähendab, et on olemas hulgaliselt liidestusi erinevate teiste teenustega alates e-arvete protsessimisest kuni tšekimajanduse ja käibedeklaratsioonide automaatsele üleslaadimisele.

Hulk kliente on hakanud kasutama ka näiteks Telema lahendust, kui nende äritegevus puudutab koostööd jaekettidega. Sellest saab suurt kasu lõigata näiteks väikeettevõtja, kes tarnib mõnele Eesti jaekauplusele oma tooteid.

Kõiksugu küsimuste korral saab alati helistada klienditoele ning isegi kui kell 2 öösel on vaja teada, kuidas see e-arvete sisestamine või pangaliideste automaatiseerimine käib, siis Excellenti kodulehel on kõik abimaterjalid – videoloengud ja korduma kippuvate küsimuste rubriik 24/7 kättesaadavad.

Uute asjade õppimine ja mugavustsoonist väljumine võib olla kohati hirmutav, kuid oma äri edasi viimiseks jääb tihti Excelist väheks ning tuleb kasutusele võtta uusi lahendusi. 

Näiteks tänapäeval mobiili ID kasutajad ei taha vanu paroolikaarte enam meenutadagi. Inimene aga teatavasti harjub üsna ruttu uute olukordadega ning seetõttu pärast mitut nädalat uue programmi kasutamist on uued tööprotsessid juba käe sees ning vanad harjumused ei ole enam üldse meeles.

Oled sa DigiPRO või Geenius? Vali sobiv tellimus siit.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Ära jää ilma päeva põnevamatest lugudest

Telli Geeniuse uudiskiri

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate olulisematest Geeniuse teemadest.