Veebimajutus.ee blogi

Kuidas liidestada oma e-äri teiste süsteemidega?

Missioon.ee tiim.

Kui ettevõttel on võetud ühest kohast koduleht, teisest raamatupidamistarkvara või -teenus ja kolmandast laoarvestus, võib-olla e-poele veel lisaks ka kullerteenuse pakkuja, siis millest kõigepealt alustada? Kuidas kõik need erinevad süsteemid koos tööle panna ning kas on mingi hea järjestus, millest alustada? Seda selgitab lähemalt äriabiagentuuri Missioon projektijuht Kärolin Okk.

Eelkõige oleks tarvis mõelda sellele, mismoodi saaks ettevõte oma tööd efektiivsemaks muuta. Kui täna nõuavad teatud tegevused, mida annaks automatiseerida, mõnelt töötajalt poole või isegi enamiku tema tööajast, siis tasub kindlasti kaaluda nende protsesside automatiseerimist, et hoida kokku tööjõule kuluvat ressurssi.

Vahel aitab mõne tegevuse automatiseerimine hoida ka töötajal fookust tähtsamatel kohustustel, sest ta ei pea oma tähelepanu suunama rutiinsetele ja aeganõudvatele tegevustele.

Kui ettevõttes on see vajadus olemas, siis tasub kindlasti alustada liidestustest, mis täidavad prioriteetsemaid eesmärke. Näiteks on tihtipeale kõige olulisem laoarvestus, sest kui ettevõttel on füüsiline pood ja selle juurde luuakse e-pood, millest on plaanis luua toimiv müügikanal, siis aitab laoarvestus laoseise ja tooteinfot kiirelt vahendada. Sellisel juhul kaob vahelt ära protsess, kus keegi peaks käsitsi muutma e-poe laoseise. Lisaks aitab see vältida olukordi, kus füüsilise ja e-poe tellimused võivad hakata kattuma, mille tõttu jääb üks klient oma kaubast ilma.

Tihti sisaldab laohaldustarkvara juba ka raamatupidamist. See on kõige mugavam lahendus just seetõttu, et e-poest jõudnud tellimus jõuab kohe ka lattu, kus laoseise korrigeeritakse ja müüdud kaup genereeritakse arveks. Raamatupidaja saab toimunud müükidest kohe ülevaate ning võib kontrollida laekumist. Kui e-poe mahud kasvavad ja kaupa tarnitakse pakiautomaatidesse või kulleriga, siis tasub kindlasti kaaluda ka automaatsete pakisiltide genereerimist, mis kaotab vahelt käsitsi tellimustelt tarneinfo võtmise. Kui pakisilt genereeritakse automaatselt, siis tekib tellimusele silt, mis on võimalik kohe pakile panna või kullerile kaasa anda. Seegi on äärmiselt mugav lahendus, mis vähendab oluliselt mõne töötaja töömahtu.

Siit edasi saab juba mõelda teiste lahenduste peale, mis aitaksid ettevõttel saada efektiivsemaks, aga kokkuvõttes sõltub kõik siiski ettevõtte vajadustest.

Millised e-poe platvormid sobivad kõige paremini erinevate kassa-, lao- ja raamatupidamistarkvaradega?

Praegu võimaldavad kõik lahendused integratsioone, küsimused on pigem nende keerukuses, arendajate kättesaadavuses kliendi jaoks ning kulus. Suurimad tarkvarapõhised lahendused nagu WordPress, Magento ja PrestaShop on kindlasti paremad, kuna turul on rohkem tegijaid, kes omavad kogemusi antud platvormide liidestamisel erinevate tarkvaradega.

Meie arendame e-poodidele WordPressi + Woocommerce’i lahendusi, need koos on väga võimekas ja hea lahendus, millele saab hästi liideseid juurde luua.

Mis puudutab teenusepõhiseid pakkujaid, mida samuti kasutatakse üsna palju, siis kahjuks ei ole meil endal kogemust, kas need võimaldavad ka erinevaid liidestusi. Ilmselt tuleb lihtsalt teenusepakkujaga sel teemal juttu ajada.

Kui alustada e-äri ärimudeli loomisest, siis tuleks platvormi valik määrata vastavalt ettevõtte eesmärkidele. Kui on plaanis hakata suuremat käivet teenima, siis ei ole just mõistlik teenusepõhisele platvormile oma käibe pealt vahendustasu maksta. See on kindlasti esimene punkt, millele mõelda, alles teise punktina tasuks hakata analüüsima platvormi võimekust ja selle sobivust ettevõtte vajadustega.

Kuidas alustatakse liidestamist, milliseid andmeid ja infot on vaja erinevate süsteemide kohta — mida arendajana kõigepealt kliendilt küsite?

Sisend, mida on vaja kliendilt, oleneb paljuski ka liidestuse eesmärgist, aga kui võtame ühe tavapärase liidestuse e-poe ja majandustarkvara vahel, siis on meil vaja välja selgitada ettevõtte praeguse süsteemi toimimine ning milline info ja mis suunal peaks hakkama liikuma läbi loodava liidestuse.

Näiteks vajame infot järgmiste detailide kohta:

  • Millist e-poe platvormi ja majandustarkvara kasutatakse?
  • Kuidas käib täna toodete ja kategooriate haldus?
  • Kas tulevikus peaks kogu toodete haldus jääma majandustarkvarasse või on soov mingi osa haldusest jätta ka veebi?
  • Kas ettevõttel on ka füüsilisi poode, mis kasutavad sama ladu?
  • Milline info peaks täpsemalt liikuma ning mis suundadel?
  • Kui palju on e-poes tooteid ja kui paljud neist on variatsioonidega?
  • Kui tihti peaks e-poe laoseisu uuendama?
  • Kui tihti peaks uuendama muud infot, mis tuleb majandustarkvarast e-poodi?

Liidestuste puhul lähenetakse väga personaalselt ja selgitatakse välja kogu info liikumise ahel vastavalt liidestuse eesmärkidele ja ettevõtte erisustele. Seetõttu erinevad ka küsimused, kuid laias laastus saame ülaltoodud küsimustega juba üsna hea esialgse ülevaate.

Tooge mõni hea näide, kuidas varem liidestamata süsteemidega ettevõte sai pärast ärirakenduste liidestamist oluliselt paremini hakkama ning jäi ära hulk käsitööd.

Parima näitena tooks kindlasti välja tavapärase e-poe ja majandustarkvara liidestuse, mis suuremate tellimusmahtude juures muutub hädavajalikuks. Ilma liidestuseta on see kellegi tööülesanne manuaalselt e-poest tulnud tellimusi vastu võtta, need eraldi majandustarkvarasse sisestada, kus toimub laoarvestus, ja sealt edasi raamatupidamislikud protsessid. Siis veel peab see töötaja omakorda organiseerima ka tarne ja tegema selleks vajalikud sisestused.

Siinkohal tuleb arvestada, et inimlikke eksitusi tuleb ikka ette ning kui sisestusi on palju, kipub ka vigu tekkima. Liidestatud süsteemi puhul käib see kõik automaatselt, küll aga peab aeg-ajalt siiski kontrollima, kas kõik tellimused on õnnestunud, sest võib juhtuda, et maksed ei lähe läbi või tekib mõni tehniline viperus. Seega üldist protsessi peaks siiski keegi haldama.

Ühe meie kliendi puhul oli oluliseks punktiks lisaks tellimuste automaatsele edastusele majandustarkvarasse ka automaatne tarnelahendus. Nende kaupa tarnitakse kullerteenusega ning selleks on vaja trükkida pakisilte. Tarnemooduli liidestuse puhul on võimalik pakisilte genereerida automaatselt ja see tähendab, et andmeid on vaja kaks korda vähem sisestada. Klient on täna saanud suure võidu just tööjõu ressursi mõttes, mis kindlasti kajastub ka kuludes.

Heaks lahenduseks on ka automaatsete saatelehtede tarkvara, mille oleme ise ehitanud ning nüüd on paar klienti sellest ka suurt kasu saanud. Saatelehtede tarkvara puhul on tegemist täisautomaatse saatelehtede edastusega, kus on kolm osapoolt: saatja, tarnija ja vastuvõtja. Kui muidu hõlmas saatelehtede ahel palju käsitööd — saatja sisestas info süsteemi, trükkis saatelehe valmis ja printis välja, viis tarnijale, tarnija andis vastuvõtjale ja vastuvõtja sisestas endale süsteemi —, siis automaatne lahendus tähendab, et saateleht luuakse ühes tarkvaras. Saateleht jõuab veebilahenduse abil tarnijale, kes näeb vajalikku tarneinfot, ning vastuvõtja majandustarkvara integratsiooni abil jõuab saateleht ka tema süsteemi. Keegi ei pea enam midagi sisestama ega välja printima.

Samamoodi on võimalik majandustarkvarasid omavahel rääkima panna, olgu selleks siis saatelehed või näiteks arved, mis on vaja ühest tarkvarast teise saada. Kõik on võimalik ja annab kokkuvõttes tohutu aja kokkuhoiu ettevõtja jaoks.

Kas liidestamiseks on olemas ka mingid oma standardid (XML jms) ja tööriistad ehk kuidas kõige paremini ja mis formaadis võtta ühest süsteemist andmed ja toimetada need teise?

See on päris tehniline küsimus, kuid kokkuvõtvalt saab öelda, et standardeid on mitu: XML, JSON, CSV, Excel jne. Üldiselt ei ole vahet, mis andmeobjekt süsteemist välja tuleb, alati saab selle teha sobivaks järgmise süsteemi jaoks. Seega on võimalik andmeid vahetada erinevatel viisidel olenevalt sellest, mida üks või teine platvorm võimaldab.

Mis juhul olete öelnud, et neid süsteeme pole võimalik mõistliku töömahuga liidestada ja parem oleks kolida hoopis uuele platvormile?

Neid juhtumeid ei ole olnud just palju, kuid ühe näitena saame tuua spordiklubi, kes soovis integratsiooni kodulehe ja majandustarkvara vahel.

Täpsemalt oli siis võimalik veebist osta treeningpakett ning info jõudis kenasti kassatarkvarasse, kuid keerulisemaks tegi asja see, et spordiklubi kassasüsteem oli seotud ka liikmekaartidega ja need omakorda sissepääsusüsteemidega. Eelmine kassatarkvara võimaldas küll integratsiooni kodulehega, aga suuremas ahelas jäädi hätta ja seetõttu pidi klient oma partneri välja vahetama.

See ei ole küll otseselt veebi-integratsioonist tulenev partnerivahetus, kuid on hea näide sellest, et ettevõtja peaks mõtlema mitu sammu ette ning valima partnereid vastavalt nende võimekusele, mis rahuldaks firma vajadusi. Kuid võib tulla ka ette, et ajas kasvatakse ja plaanid muutuvad ning see võib põhjustada ka partnerite või platvormide vahetuse.

Muidugi on takistuseks ka see, kui tarkvaral puudub API ja keegi pole nõus seda tegema ehk me ei saa vajalikke andmeid süsteemide sidumiseks kätte. Me pole selliste juhtumitega väga kokku puutunud ning see on siiski tore, et enamik majandustarkvarasid valdavalt võimaldavad integratsioone.

Millised on head WordPressi / Woocommerce’i liidestamise moodulid — näiteks maksevõimaluste sidumiseks, laoarvestuseks, kohaletoimetamise lahendusteks?

Makse- ja tarnevõimaluste sidumiseks oleme kõige rohkem kasutanud Maksekeskuse moodulit, mis on kõige rohkem kasutatud moodul ning seetõttu ka väga hea, kuid oleme kasutanud ka E-abi pakutavaid mooduleid.

Täna on turule tulnud ka makselahenduste alternatiivseid mooduleid, kuid hetkel ei ole veel õnnestunud neid proovida.

Laoarvestust soovitame tavaliselt teha koos artiklite haldamisega ning hoida majandustarkvaras. Sellisel juhul ehitame vahele liidese, et vältida andmete topeltsisestamist ja -haldamist, kuna andmed, mis peaksid liikuma, on tihti siiski ettevõtteti erinevad. Standardmooduleid siin pole, alati tuleb liidestusi kohandada vastavalt vajadustele ja liigutatavale infole. Meil on olemas liidestamise kogemused erinevate majandustarkvaradega, nagu Directo, Joosep, Erply, Noom jt. Väga head kogemused on just Directo ja Erplyga, nende API võimekus on väga hea.

Kui alustada oma e-äriga nii-öelda päris nullist, siis mida kohe alguses tasuks valida ja ette võtta, et pärast süsteemide ühildamisega probleeme ei tekiks?

Esimene asi, mis tuleks kohe teha, on oma e-äri mudel ehk plaan paika panna. Seal on läbi mõeldud eesmärgid, vajadused, sihtgrupp, arenguplaanid. Siis saab edasi liikuda järgmisse etappi, kus tuleb hakata valima sobivat platvormi ja partnerit.

E-poe platvormi puhul tuleks kindlasti mõelda läbi, kus hakkab ladu olema, kas omada seda ise või on tarvis hakata tooteid võtma tarnija laost, ning mis saab edasi, kui tellimus on tehtud. Kas ettevõttes on inimene, kes hakkab seda kõike haldama või on plaanitavad mahud siiski piisavalt suured, et tuleks luua integratsioon majandustarkvaraga, et protsessid oleks võimalikult automatiseeritud? Siis saab suunduda ka makse- ja tarneviiside valiku juurde, mis peaks siis otseselt tulenema sihtgrupist ehk kas toimetatakse ainult Eestis või on asi rahvusvaheline.

Kui need põhilised punktid on läbi mõeldud, siis on juba oluliselt kergem ka valikuid teha.

Artikkel ilmus algselt Veebimajutus.ee blogis.

Oled sa DigiPRO või Geenius? Vali sobiv tellimus siit.

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Ära jää ilma päeva põnevamatest lugudest

Telli Geeniuse uudiskiri

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate olulisematest Geeniuse teemadest.