Ettevõtte omanikud ja raamatupidajad võivad kokku puutuda olukorraga, kus firma kuludesse käiv arve on ühel või teisel põhjusel vormistatud eraisiku nimele. Mida sellises olukorras pihta hakata?

Miks satub raamatupidamisse eraisiku nimel arveid?

Grow Finance’i tiimijuht Veiko Nüüd toob näiteks olukorra, kus ehitustarvete poes kasutatakse soodustuse saamiseks püsikliendi kaarti: “kaart sahiseb läbi terminali, kuid unustatakse, et püsikliendi programmiga ollakse liitunud eraisikuna“.

Või siis pakutakse ostetavale tootele pikemat garantiid, kui seda osta eraisikuna. Samuti on Nüüdi sõnul võimalik, et ostu sooritades jääb arve üldse saamata.

“Tarbijakaitseseaduse § 4 ütleb, et kaupleja peab tarbijale andma kauba või teenuse ostmist tõendava dokumendi, kuid kui tarbija poolt tasutav summa on alla 20 euro, antakse see dokument ainult tarbija nõudmisel,” selgitas Nüüd.

Mida teha, kui arve on esitatud eraisiku nimele?

Olukorras, kus raamatupidaja leiab kuludokumentide hulgast ostuarve või tšeki ilma ostja ettevõtte andmeteta või on dokument vormistatud töötaja nimele, tuleks Nüüdi sõnul võtta ühendust arve väljastanud ettevõttega ning paluda väljastada arve või tšekk õigete ostja rekvisiitidega.

“Ise arve parandaime pole mõistlik. Ostja rekvisiitidega täiendatud dokumenti saab kuludokumendina raamatupidamise arvestusse võtta, kuid käibemaksu tagasi arvestada ei saa,” ütles Nüüd.

Samas on tema sõnul aksepteeritavd tšekid, mida väljastavad automaadid – parkimisautomaadid, automaattanklad, jms makseterminalid – millelt saab ka käibemaksu tagasi arvestada.

Millised rekvisiidid peavad olema korralikul ostu-müügiarvel, loe siit.