12. märtsil kuulutati Eestis välja eriolukord. Kiirkorras, 16. märtsil, alustas töötukassa töötasude hüvitise süsteemi arendustöödega.

Avalik tähelepanu ja uue hüvitisega seotud ootused olid väga suured. Piilu kulisside taha ning tutvu, kuidas käis töö kriisi keskmes ja toodi turule töötasu hüvitise süsteem.

Kolme nädalaga ideest teenuseni

Töötukassa infosüsteemide arendusjuht Indrek Mõttus ütleb, et eriolukorras pidid infosüsteemide arendajad väga operatiivset tegutsema. Ta toob välja, et töötasude hüvitise kui teenuse turule toomiseks kulus ideest tooteni kõigest kolm nädalat.

Mõttus meenutab, et toetudes oma varasemale kogemusele IS osakonna projektide arendusjuhina tahtnuks kolmenädalase projektitähtaja peale esmalt öelda – uus teenus, kolm arenduspartnerit (töötukassa e-teenindus, menetlussüsteem, finantssüsteem) – kuulge, see on võimatu! Tegelikkuses oli aga selline, et ei-vastus kõne alla ei tulnud.

Pöörasel kiirusel ideest teenuseni

12. märtsil kuulutati Eestis välja eriolukord ning järgmisel päeval, 13. märtsil käidi ka välja idee, et vaja on uut hüvitist. Töötukassa projektimeeskond analüüsis esimese idee läbi ning viis päeva pärast eriolukorra kehtestamist oligi valmis esmane protsessi analüüs, otsustatud põhisuund ning “esimesed tükid” võis lubada arendusse.

Pöörase kiirusega ehk kaheksa päeva hiljem kinnitas töötukassa nõukogu skeemi lõplikult, misjärel tehti vajalikud korrektsioonid veel protsessi analüüsis. 21. eriolukorra päeval oli hüvitise esimene etapp süsteemides juba testimisvalmis ning veel kuus päeva hiljem saigi selle Eesti tööandjatele kasutada anda.

See tähendab, et klientidel oli võimalik e-töötukassa kaudu avaldusi sisestada ning töötukassa sai hakata hüvitist abivajajatele ka välja maksma.

28. päeval said töötukassa spetsialistid hakata testima juba süsteemi parandatud täiendatud versiooni ehk teist etappi ning kaks päeva hiljem oli see ettevõtetele kasutamiseks valmis. See tähendab, et hüvitist said andmete mass-impordi lahenduse abil mugavalt taotleda ka suurfirmad.

Vaid päev hiljem oli testimisvalmis ka infosüsteemi kolmas etapp ja täisautomaatse menetlusvoo sai töösse lubada kõigest 34 päeva pärast arendustööde algust.

Üldjuhul kulub säärase teenuseprotsessi arendamiseks (sõltuvalt x-tee ühenduste arvust, algoritmide ja kontrolltingimuste keerukusest, kogutavate andmete hulgast, väljundite standardsusest jne) sisendi kokkupanemisest kuni täisprotsessi live’i tõstmiseni ilmselt 4–6 kuud.

Kui aega on rohkem käes, siis pikeneb just protsessi eelanalüüsi ja põhiskeemi väljatöötamise periood.

Kuidas seda tehti?

Indrek Mõttus ütleb, et sellise tavapärasest erineva ning väga kiiret tegutsemist nõudva, samas mahuka projekti õnnestumiseks on alustuseks vaja saada kogu meeskond n-ö ühte paati.

“Oluline on saavutada arusaam, et suur ja kiire arendus on saavutatav vaid siis, kui kõik ühiselt pingutavad ja kõigil on sama eesmärk. Töötukassa puhul tuli üksmeel leida kiiresti nii juhtkonna, äri- ja IT-osakondade kui ka arenduspartnerite vahel. Ja muidugi on tähtis, et olemas oleks motivatsioon, samuti vastutusjulgus,” ütleb Mõttus.

Vaja on tooteomanikku, kes julgeb võtta vastutuse ja teha kiireid (ka riskantseid) ning konkreetseid otsuseid äriprotsessis. Erandeid, kui see vajalikuks osutub, jõuab alati ka jooksvalt lahendada. Töötasude hüvitise arendamise puhul tegi suurepärase soorituse kindlakäelise tooteomaniku rollis töötukassa hüvitiste osakond.

Loomulikult tuleb hoolega kaardistada ka ressursid ja meeskonna võimekus ning uurida, milliseid juba olemasolevaid lahendusi saaks kasutada.

Sest see, kui ratta leiutamise asemel saab uue teenuse “külge” sobitada juba valmisarendatud analoogseid komponente, annab olulise ajavõidu. “Usun, et lõviosa arendustempo võidust saimegi just juba varem väljatöötatud menetlusalgoritmile toetudes,” märkis Mõttus.

Keskendu esmalt miinimumile

Mõttus märgib, et kiireloomulise projekti puhul on mõistlik esmalt keskenduda MVP-le (ingl minimum viable product) ehk toote või teenuse esimesele töötavale ja kasutatavale versioonile, mis katab suure osa klientide vajadustest.

Ka töötukassas defineeriti projekti kallale asudes kõigepealt minimaalne vajalik töötav töövoog, mis aitaks põhiprotsessi klientidele ära lahendada. Näiteks eemaldati võimalus esitada taotlusi paberil ja võeti fookus e-kanalite arendamisele. Teiseks keskenduti süsteemi luues klientide põhihulgale ehk 1–25 töötajaga ettevõtetele ning loodi täistöövoog ilma eranditeta algusest lõpuni.

Samal ajal kui infosüsteemide arendusmeeskond keskendus arendustöödele, sai töötukassa kommunikatsiooni osakond koostöös hüvitiste osakonnaga tegeleda “publiku” uudishimu suunamisega, informeerides suuremate hüvitiste ootajaid mugavust tõstvatest täiendustest.

Selleks korraldati seminare, infotunde, pressikonverentse klientidele, kasutati ära ka sotsiaalmeedia eeliseid.

Suur tükk ajab suu lõhki

Mõttus ütleb, et projekti juures lähtuti töötukassas ka kogemusest, et suur tükk ajab suu lõhki. “Kui tükk on suur, tuleb see jaotada väiksemateks suutäiteks ja määrata neile väiksematele etappidele tähtajad. Tükikaupa süües ehk analüüsides ja arendades, näeb edenemist ja saab aru kui kaugel finišist tegelikult ollakse ja tekivad väikesed käegakatsutavad eduelamuse momendid.”

Muidugi jälgiti seejuures ka üldist pilti ja kogu teekonda. Iga päev toimus kontrollkoosolekuid vastutavate meeskonnaliikmetega. Näiteks õhtuti, 15–20 minuti jooksul selgitati välja, kuidas arendus oli päeva jooksul edenenud, kus olid takistused, mis olid plaanid nende lahendamiseks. Ka probleemidest otse ja ilustamata rääkimine on selles etapis väga vajalik.

“Arendajate tööprotsessi ei tohi ka liialt sekkuda, sest igaüks peab oma töölõigu eest siiski ise vastutuse võtma ja suutma seda ohjata,” ütleb Mõttus. Ja lisab, et oma arenduspartnerite hankimisel oln töötukassa nõudnud kõrget tehnilist kompetentsi ning võimet kiiresti muutustele reageerida.

Ole valmis populaarsuseks

Mõttus nendib, et sellistel puhkudel, nagu hüvitissüsteemi turuletoomine, tuleb muidugi alati valmis olla populaarsuseks. Ehk kui uuel teenusel tõotab olla väga palju kasutajaid ja n-ö suur “publiku” huvi, ei tohi enne süsteemi kasutusse lubamist unustada teha koormusteste.

Ja kindlasti tuleb koormuse dünaamikat jälgida ka kogu teenuse pakkumise vältel, sest ikka võib tekkida olukordade kombinatsioone, mis panevad süsteemide võimekuse proovile.

“Muidugi peab olemas olema ka hilisem hea klienditugi. Kiirel ja emotsionaalsel ajal, nagu eriolukord seda on, vajavad kliendid tuge kindlasti. Ning otse loomulikult tuleb pärast projekti lõppu vaadata tagasi, analüüsida teekonda ja mis veel tähtis – tunnusta osalisi,” ütleb Mõttus.

Ta nendib, et head sõna pole kunagi liiga palju, eriti kui terve meeskond panustas töösse ligi kuu aja vältel olulise osa ka oma uneajast.

“Uus töötasude hüvitis oli oma protsessilt mitme infosüsteemi ja seetõttu ka mitme arendustiimi ühisprojekt. e-Töötukassa osas taotluse esitamine koos x-tee eelkontrollidega oli Helmes AS-i teha.

Hüvitise menetlusprotsess koos automaatikaga Avalanche Laboratory OÜ korraldada ning lõpuks tekkinud maksude ja maksete korralduse lahendas ära raamatupidamise infosüsteem, mida arendab Töötukassale Fujitsu Eesti OÜ.

“Koormustestimisel saime toetuda Telia Eesti spetsialistide toele. Oluline oli ka riigiasutuste omavaheline koostöö: näiteks tänu Maksu- ja tolliameti kiirele reakstioonile saime x-tee andmevahetusse sisse viia vajalikud muudatused vaid päevadega. See oli vaieldamatult väga vastutusrikas, aga ka põnev ja harukordne koostöövõimalus kõigile osapooltele,” toob Mõttus välja.

Mida ütlevad numbrid?

Töötukassa statistika ütleb, et ainuüksi esimesel hüvitissüsteemi töötamise päeval (6.aprillil) võeti vastu ligi 2000 hüvitise avaldust.

Esimese kuuga oli avaldusi kogunenud juba 16 600, kokku ligi 100 000 isikuga. 14. aprillil lisandunud täisautomaatse töövoo arenduste tulemusel pole Töötukassa pidanud palkama täiendavat tööjõudu.

Kiire ja seejuures väga julge start on Mõttuse sõnul olnud nii töötukassale kui ka arenduspartneritele just koostöö proovikivina väga edukas.

“Veendusime, et saame oma partneritele loota ja neid usaldada. Kuid mis kõige olulisem: võitnud on sellest eelkõige kümned tuhanded Eesti elanikud ja tuhanded ettevõtted, mis oligi ju põhieesmärk.”

Hüvitise meede kestab tänastel andmetel kuni juuni lõpuni. Arvatavasti on töötukassa selleks ajaks tööandjatelt vastu võtnud 30 000–40 000 avaldust ja osutanud abi ligi 100 000 inimesele palga maksmisel, paljudele neist ka kahe kuupalga ulatuses.