Hoolimata digiriigi staatusest ja e-teenuste kättesaadavustest on Eesti erasektoris digitaliseerituse tase veel madal, tegelikult üks Euroopa Liidu liikmesriikide madalaimaid.

Ettevõtetel on võimalik õigete digitaalsete abivahendite vabil igapäevaseid pudelikaelu tihtipeale palju lihtsamalt lahendada kui seda praegu tehakse. Vabanenud inim- või ajaressursi arvelt saaksid ettevõtted omakorda panustada laienemisele ja uutele teenustele või toodetele.

Organisatsiooni jooksvaks asjaajamiseks mõeldud programm võiks toetada, parandada ja automatiseerida võimalikult palju protsesse, vähendada vigu, aidata täita ülesandeid, võimaldada head aruandlust ja tõsta töötajate efektiivsust.

Olenevalt ettevõttest ja vajadusest võib olla tegemist erinevate programmidega, enam levinud ootused on:

• projektide haldus;
• ajamõõtmine (time tracking);
• dokumentide jagamise, menetlemise võimalus;
• arvete väljastamise võimalus;
• ressurside haldus.

Kolm programmi, mida tasub oma ettevõttes kasutusele võtta

Hea uudis on see, et selliseid programme on päriselt olemas ja Grow Finance’i meeskond toob neist välja kolm.

Pipedrive – kui kitsaskoht on müügiprotsesside haldus, siis ilmselt parimaks lahenduseks on Pipedrive. Kergesti liidestatav teisete programmidega ja oma vajadustele kohandatav. Mugavad visuaalsed lahendused ja äpp teevad Pipedrive’i kiirelt selgeks ning kergesti kasutatavaks.

Scoro – lihtne ja mugav lahendus kliendi- ja partnerlussuhtete kontrolli all hoidmiseks, samuti saab ühel lehel korraga ülevaate kõikidest projektidest. Kalender annab ka hea ülevaate enda ja meeskonna kohtumistest, lisaks saab selle abil planeerida teisi ressursse – sõidukeid, töövahendeid jms.

Kalender on ka sünkroniseeritav teiste kalendritega. Raamatupidamisprogrammidest ühildub Scoro Hansa, Quickbooksi ja Xeroga.

Slack – kõik meeskonnaga suhtlus ühes kohas ja kõigile asjaosalistele nähtav. Grupid osakondade ja projektide kaupa ning ülevaade sellest, kes on kontoris, kes teeb kaugtööd ja kes puhkab. Väga lihtne juurutada ja kasutusele võtta, ligipääsetav kõikidest seadmetest ja igalt poolt.

Igasuguse programmi juurutamine ettevõtte jooksvaks asjaajamiseks peaks algama organisatsiooni ja selle töötajate vajaduste kaardistamisest ning kindlasti tuleks arvestada ka tuleviku trende ja seda, et uue programmi või tehnoloogia kasutama õppimine ei toimu üleöö.

Aeg-ajalt tahavad töötajad kaasaaegsetesse digilahendustesse kaasata ajale jalgu jäänud tavasid ja protsesse. Sellisel juhul tasub vaadata mõne kogenuma partneri või ettevõtte poole, kellel kogemus olemas ja keda saaks ka töötajatele eeskujuks tuua.