Peagi täitub aasta eriolukorra algusest ning viimane aasta on töösuhetes olnud kindlasti erakordne. KPMG Law vandeadvokaat Kaia Kuusler annab nõu, kuidas asju õigesti ajada.

Palju on juhte, kes puutusid esmakordselt kokku näiteks töötasu vähendamise, töö märkimisväärse ümberkorraldamise ning riigi makstavate töötasu hüvitistega. Väga paljude juhtide jaoks on kaugtöövorm tulnud selleks, et jääda. 

Selles tööandjate jaoks mõnevõrra ebakindlas olukorras jõustusid 8. jaanuaril 2021 töölepingu seaduse muudatused, millega suurendati trahve erinevate töökorralduse rikkumiste eest.

Kui enne oli juriidilisele isikule määratav rahatrahv erinevate töölepingu seaduse sätete rikkumise eest kuni 1300 eurot, siis jõustunud töölepingu seaduse muudatuste kohaselt on trahve suurendatud kuni 32 000 euroni ehk tegu on ligi 25-kordse tõusuga.

Trahve saab paljude asjade eest

Rikkumised, mille eest tööinspektsioon trahve määrata võib, on näiteks töötajale töölepingu andmete esitamata jätmine, tööaja piirangu järgimata jätmine; individuaalselt ületunde tegevate töötajate üle arvestuse pidamata jätmine või ka igapäevase või iganädalase puhkeaja võimaldamata jätmine.

Kui senine kuni 1300-eurone trahv võis tunduda väikse kuluna, mille kõrval õigusabikulu juriidiliselt korrektsete lahenduste leidmiseks oli ebaproportsionaalselt suur, siis praeguste muudatuste valguses tasub kindlasti töökorraldus üle vaadata ning selle vastavust tööõigusaktidele hinnata.

Seda eriti arvestades, et paljud tööandjad on pidanud tööd viimase aasta jooksul ümber korraldama ning kodukontori kasutamine ja seeläbi ka töötajate iseseisvus tööaja- ning keskkonna kujundamisel on oluliselt suurenenud.

Mis reegleid järgida tuleb?

Kuna praktikas on kaugtöö korraldus veel paljudes ettevõtetes kaootiline ning tööandjad lasevad kaugtöö reeglitel vabalt kujuneda, on asjakohane meelde tuletada põhireegleid, mida tööandja muutunud töökeskkonnas järgima peab. 

Esiteks, kui töösuhte pooled lepivad kokku kaugtöö tegemises, on oluline vastav kokkulepe ka kirjalikult töölepingu lisana või vähemalt e-kirja või sõnumivahetuse teel fikseerida.

Kaugtöö tegemise täpsemad reeglid seevastu on soovitatav kokku leppida töökorralduse reeglites või eraldi kaugtöö juhendis, mida tööandja saab ühepoolselt muuta. Kaugtöö tegemise fakt iseenesest aga on töölepingu tingimus, millest tööandja töölepingu seaduse järgi töötajat teavitama peab. 

Kaugtöö juhendis soovitab KPMG Law vandeadvokaat Kaia Kuusler kokku leppida vähemalt järgmistes põhitingimustes: 

• Töökorralduslikud küsimused. Näiteks kui mitu päeva nädalas võib töötaja oma ülesandeid kodukontoris täita ning kas ta võib need päevad vabalt valida või on tal kohustus teatud päevadel kontoris viibida. Segaduste vältimiseks tuleb kindlaks määrata, keda teavitatakse kodukontoris töötamises (otsest juhti, kõiki kolleege, piisav kalendrisse märke tegemisest). Samuti tuleb otsustada, kas töötajal on kohustus koosolekutel või kohtumisel füüsiliselt osaleda või võib seda teha videokõne vahendusel. 
• Tööaja arvestusega seotud küsimused. See küsimus on eriti oluline suurenenud trahvide valguses. Tuleb silmas pidada, et tööaja arvestamine ja mõõtmine on tööandja kohustus. Seda on muu hulgas kinnitanud ka Euroopa Kohus, analüüsides seda küsimust täpsemalt lahendis C-55/18. Kodukontoris olevate töötajate puhul on tavapäraseks lahenduseks erinevate töötaja ülesmärkimise programmide kasutamine, mille alusel tööandja tööaja arvestust pidada saab. Paslik on meelde ka tuletada, et ületundide tegemine saab töölepingu seaduse  alusel toimuda vaid poolte kokkuleppel või erakorralise vajaduse puhul. 
• Töötervishoiu- ja ohutuse küsimused. Kuna kodukontor on töötervishoiu ja -ohutuse seaduse mõistes töökoht nagu iga teine, peab tööandja ka töötaja kodukontorisse saatmisel läbi viima töökoha riskianalüüsi, võtma vajadusel kasutusele meetmed potentsiaalsete riskide vähendamiseks ning juhendama töötajat ergonoomilise töökeskkonna loomise ning töövõtete osas. Asjakohaseid juhiseid riskianalüüsi koostamiseks ning juhendamiseks saab Tööelu veebilehelt www.tooelu.ee. 
• Kulude kandmine. Reeglina kaasnevad kodukontori sisseseadmisega ka kulud. Siinkohal peab tööandja hindama enda võimekust vajadusel kodukontorite sisseseadmisse rahaliselt või esemeliselt panustada ning kui see käib üle jõu, tuleb otsustada neid töötajaid, kellel ergonoomiline töökoht kodus puudub, kodukontorisse mitte lubada. Kui töötaja töötab püsivalt kodus, võib pakkuda ka võimalust kontoris olevad töövahendid ja mööbel koju viia. Kuigi esmapilgul ei pruugi näiteks kuvari või kontorimööbli olemasolu tingimata vajalik tunduda, tuleb arvestada, et ebaergonoomilises keskkonnas töötav töötajal tulevikus kõrgem risk kannatada kutsehaiguste käes ning sel juhul vastutab kutsehaigusega põhjustatud kahju hüvitamise (s.h saamata jäänud sissetuleku) eest juba ergonoomilise töökeskkonna tagamata jätnud tööandja. 

Mida aeg edasi, seda kogenumaks ja targemaks muutuvad tööandjad kaugtöö korraldamisel ning järjest enam näeme ka seda, et tööandjad pöörduvad meie poole sooviga saada abi selgete kaugtöö juhiste kirjapanekul.

Mis puudutab artikli alguses mainitud suurenenud trahve, siis usume, et ttööinspektsioon siiski koheselt rikkumiste eest maksimaalseid trahve tegema ei hakka.

Küll aga soovitame tööandjatel kindlasti üle vaadata kõik töökorraldusega seotud aspektid ning hinnata, kas kõikide töötajatega on nõuetekohaselt töölepingud ning vajadusel ka kaugtöö kokkulepped sõlmitud, tööajaarvestus toimib korrektselt ning tööandjal on ülevaade kodukontorite töötingimustest.

Artikli autor: KPMG Law vandeadvokaat Kaia Kuusler